技术团队,如何更高效地开会?

会议目标混乱不堪,与会人员莫名其妙,会议冗长且无趣,浪费时间耗费生命,咋整?
写在前面

相信很多做技术的朋友都一样,我们都是非常讨厌开会的人。我们只希望能够静下心来,沉醉在自己的代码世界中,为了让世界变得更加美好,而付出自己的青春,这才是我们程序员的梦想,这才是我们最应该去做的事情。为何讨厌的会议总是来纠缠我们?我们不想开会,我们只想静静。

其实我们都知道,会议是必不可少,尤其是需要当面沟通的会议。可是,每当我们满怀憧憬,奔向会议室的那一瞬间,其实我们已经开始踩坑了,一段痛苦的时刻即将到来。我们原本希望通过会议让大家一起解决问题,并希望会议结论可以落地执行,但事实情况却大相径庭。

实际情况是面对无休止的讨论,就是没有结论,甚至引起争论,事后带来议论;原本计划 30 分钟的会议,竟然开了 2 个小时,不是肚子饿了,会议还真结束不了;很多参会者被莫名其妙地叫来,但似乎会议的主题却与自己没太大关系。当然,还有无数难忘的会议经历,这些低效的会议让我们再也不相信会议可以解决问题了。

经过多年折腾,我总结了一套轻松并高效开会方法,今天想借助此文,分享给至今还在痛苦的会议中摸爬滚打的朋友们。大家使用我介绍的这六招,一场高效的会议就能立竿见影,速见成效,大家身边的同事们也会对你们刮目相看。

第一招:定义明确的会议目标

每个会议都需要有一个明确的目标,且目标最好只有一个,所有交流的内容都要围绕这个目标,在固定的时间内锁定目标而不偏离主题是会议组织者的挑战。

其实这也是最容易踩的一个坑,我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题,最好每个问题都要有结论。可事实情况证明,这只是无意义的贪求。与其让精力分散,不如让目标聚焦,我们既然付出了时间,就一定要有回报。

此外,在会议进行中我们一不小心就容易偏离主题,比如:本来是讨论 A 主题,结果引发讨论 B、C、D 主题,最后 A 问题没有得到解决,B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不情愿发生这样的事情,但就是容易被其他人带到沟里。所以,作为会议的组织者,我们要坚定“一个中心”的原则,所有涉及得内容都要围绕它,时刻不能动摇。

第二招:计划简单的会议流程

会议流程需要结合会议目标来制定,流程一定要做到简单明了,流程中每个环节都要设置合理的预估时间,流程执行能否顺利执行是对会议组织者的艰巨考验。

作为会议的组织者,如果不知道如何计划会议流程,那么这个会议最好还是不要开了。大量事实证明,哪怕有一个简单的会议流程,也比没有要好太多。我的经验是,会议流程最好不要冗长,一般不要超过 4 个环节,因为环节越多,时间越难把控,风险也就越大。会议其实和项目管理类似,事前同样都是按照计划来执行,事中学会灵活控制风险,事后需要有总结和成果。

此外,需要注意的是,作为会议组织者,我们应该在会议开场就介绍会议的目标与议程,以及会议的结束时间,并呼吁大家一起努力打造高效的会议效果,甚至还可以非常礼貌地要求大家在会议期间不要看手机,不要做与会议无关的事情,与大家达成一种会议原则,一起来遵守和监督。

第三招:控制恰当的会议时间

会议时间要尽可能短,能 30 分钟开完,绝不用 40 分钟,但简短并不意味压缩时间而忽略重要信息,定义恰当的会议时间是会议组织者的基本功。

时间永远是最宝贵的资源,作为会议的组织者,我们要用好这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间,就像我们评估项目的开发工作量那样,我们需要对会议流程进行分解,分别评估每个环节的时长,从而计算出整个会议的总时长。我的经验是,会议绝不要超过 90 分钟,过长时间的会议,只会让大家感到更加疲惫和崩溃。

此外,在会议进行过程中,我们需要参考既定的会议流程,把控每个环节的时间点,需要做到的是灵活,而不是刻板,我们需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理,确保变化在一定范围内即可。

第四招:邀请合适的参会人员

邀请的参会人员是否合适,将决定会议的重量与结果,选择不合适的参会人员是对企业资源最大的浪费,人力成本是最贵的资源。

其实很好计算,请 8 个无关的同事开会 1 小时,相当于浪费公司 1 个人天的成本,也许 1 个人天对于企业不算太贵,但如果这样的会议时常发生,确实会带来一笔不小的开销,这笔开销拿来做团建多好。更严重的是,耽误了那些对会议主题无关同事的时间,其实他们可以利用这段时间做出更有价值的工作。

此外,其实参会人员太多往往不是什么好的事情,表面看来信息似乎可以更好进行同步,实际情况却会让会议变得更加难以控制,尤其是一旦引发一个有争议的问题,就会引发一场混乱。当然还有另一种极端,所谈论得话题与有些同事的相关性不太大,总是那么少数几人在讨论,其他人要么看电脑,要么玩手机,这些都是企业成本浪费。

第五招:渲染活跃的会议气氛

活跃的气氛是高效会议的润滑剂,没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议,如何将会议变得生动有趣,让大家愿意讲出心中所想,考验会议组织者的激情与技巧。

有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张,尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法,从而得不到预期的会议效果。更严重的是,死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲,然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之,作为会议组织者,我们应该学会如何活跃气氛,调动参会人员的情绪,就像一场好的演讲或培训一样,会议也需要有一个“破冰”的环节。

此外,我们虽然是会议组织者,但并非是独角戏演员。我们要做的是组织大家来探讨,并通过提问来引导大家去思考,最终为需要解决的问题达成结论。其实我们更像是一名编剧兼导演,其他参会者才是真正的演员。

第六招:编写清晰的会议纪要

会议中实际交流的内容一般比会前计划更加丰富,会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来(包括待办任务),当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。

记录会议纪要是有必要的,也是有技巧的。实际上我们可以在会议前就把会议纪要的模版准备好,可以写在电子文档中,也可以写在纸上。不管哪种方式,都要参考会议流程来制作,甚至预先把问题找出来,会议上只需抛出这些问题,组织大家讨论,最终记录结论即可。由于是会议节奏较快,记录时可以仅使用一些关键字,便于会后梳理和总结。

此外,所记录的会议纪要一定要具备条理性,需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。在关键问题和结论上,可以用粗体或带有醒目颜色的文字来装饰,但记号一定不要太多或过分显眼。对于会后需要落地执行的任务,应该指定相应的负责人和结束时间,便于跟进和追踪。

下面是我们前段时间刚开过的一个月度会议,希望对大家有些参考意义。

会议目标

本月工作总结与下月工作重点

参会人员

技术一组(15 人)

会议主持人

大勇

会议记录人

小强

会议时间

2017-07-31 10:30-12:00(90 分钟)

会议地点

1-C

会议流程
  1. 10:30-11:15(45 分钟):本月工作总结(每人 3 分钟发言)

  2. 11:15-11:30(15 分钟):个人 OKR 调整建议

  3. 11:30-11:55(25 分钟):下月工作重点(会议主持人组织)

  4. 11:55-12:00(5 分钟):会议总结(会议记录人发言)

补充说明

工作总结包括但不限于:

  1. 本月已完成的工作

  2. 本月尚未完成的工作

  3. 本月遇到的问题或挑战

以上内容我们会统一通过邮件方式发给各位参会者,并抄送给需要知晓的相关同事。

关于怎么写好一封邮件,其实也非常值得一聊,甚至很多人都说,在公司发邮件其实是一门学问,有机会我在与大家继续分享吧。

开会是绝对是一种有技术含量的沟通的方式,我们都在不断实践和总结,希望本文对大家有所帮助。由于笔者经验有限,有不足之处还请各位读者多多指教。

小 Q 说

书上说的总是理想状态,然而跟实际相结合时,总会有各种各样的问题出现。你所在的技术团队里,开会都有些什么规矩,又有哪些天坑呢?不妨跟我们说(吐)说(槽),没准问题明眼人就帮你解决了呢?

作者介绍

黄勇,,现任特赞(Tezign.com)信息科技 CTO,曾任阿里巴巴公司系统架构师。具有丰富的互联网技术架构经验与技术管理经验,擅长敏捷开发模式,推崇“轻量级”系统架构。国内开源软件推动者之一,活跃于 InfoQ、OSChina、CSDN 技术社区。Smart 开源框架创始人,畅销书《架构探险》作者。EGO 会员,QCon 讲师,StuQ 讲师,InfoQ 签约作者。热爱技术交流,乐于分享自己的成长经验。


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